기업의 홍보담당자님 혹은 마케팅당자님분들 보도자료 작성때문에 고생 해 본 경험들 있으실 거라 생각됩니다.
일본 보도자료 배포대행을 하며 많은 담당자님들을 만나보았는데 가장 많이 실수 하는 부분이 처음부터 너무 완벽한 문장으로 보도자료를 쓰려고 한다는 점이었습니다.
기업의 공식 문서인만큼 정확한 사실 전달을 하며 짧은 내용안에 많은 정보를 담는게 쉬운일은 아니지만 지금부터 알려드리는 10가지 사항에 주의하면서 작성을 하시면 이전보다 수월하게 보도자료를 작성하실 수 있을거라 생각됩니다.

보도자료 작성방법

보도자료는 단순히 미디어에 배포한다고 기사화 되는것은 아닙니다.
정말 좋은 정보의 보도자료라도 기사의 내용이나 작성방법이 잘못되면, 미디어에 게재되지 않습니다.
그럼 미디어에 게재되기 위해서는 어떤 점에 주의하며 기사를 써야 할까요?

1. 타이틀이 전부

보도 자료를 쓰는 데 있어 가장 시간을 들여도 될 만큼 중요한 것이 타이틀입니다. 하루에 미디어나 기자에게 도착하는 보도 자료의 수는 적게는 수백통부터 많게는 수천통이라고 하며, 기사 한편을 검토하는데 걸리는 시간은 많아야 몇초라고 합니다. 그렇기 때문에 미디어의 관심을 끌기 위해서는 기자의 눈에 띄는 타이틀을 붙이는것이 가장 중요한 포인트라고 말 할 수 있습니다. 내용이 아무리 좋은 보도자료라도, 타이틀로 눈길을 끌지 않으면 눈길조차 주지 않을 가능성이 큽니다. 또한 보도자료 내용은 한눈에 알 수 있게 간결하게 정리하는것도 포인트 입니다.

2. 적절한 분량으로 상대가 읽기 쉽게 정리

보도자료의 분량은 특별히 정해진 규정이 있는건 아니지만 보통 적절한 분량은 A4용지 1장미만(약500자~1000자 이내)이라고 합니다. 내용이 긴 보도자료는 읽는사람이 문장을 이해하기까지 시간이 걸리는 것 뿐만 아니라 읽다가 지칠 수 있습니다. 또한 요점이 분산되어서 정말로 전달하고 싶은 내용이 전달되지 않을 수 있습니다.

3. 5W1H, 결론을 앞에

보도자료는 육하원칙하에 간결하게 작성합니다. 보도자료를 읽다가 도중에 그만둬도 내용을 이해할 수 있도록 본문은 5W1H「Who(누가), When(언제), Where(어디서), What(무엇을), Why(왜), How(어떻게)」를 의식해서 작성합니다. 중요한 내용(결론)을 먼저쓰고, 뒷쪽에 내용에 대해 자세히 설명하는 방식을 취하는것이 좋습니다. 일반문장의 기본이라고 하는 기승전결 전개가 아닌, 결을 가장 앞에 두는 결기승전 형식으로 구성해, 보도자료를 읽다가 도중에 그만둬도 내용이 알수 있도록 합니다.

4. 과장된 표현은 금지

보도자료를 작성함에 있어 거짓된 정보나 과장은 절대 금지입니다. 보도자료를 수신한 미디어로부터 신용을 잃는것 뿐만 아니라, 기업의 사회적 신용을 잃을 수 도 있습니다. 또한 광고적 표현도 추천하지 않습니다. 보도자료는 전단지나 광고와 다릅니다. 노골적인 선전문구는 역효과를 초래할 수 있습니다. 보도자료는 기업의 공식 문서입니다. 사실을 가감없이 기재 해, 기업가치를 잃지 않도록 보도자료를 작성 합니다.

5. 전문용어는 최대한 알기쉽게

많은 기업이 실수 하는것 중 하나가 보도자료 안에 전문용어를 많이 사용하는 케이스 입니다. 보도자료를 작성하는 스탭은 그 분야에 정통해 있기때문에 전문용어의 의미를 이해할 수 있지만, 미디어 혹은 일반독자들은 그 기사를 보고 내용을 이해하기 힘들 수 있습니다. 그렇기때문에 가급적 전문용어는 사용하지 않고, 불가피하게 사용 할 경우에는 설명문을 추가하도록 합니다.

6. 일시와 URL의 게재

서비스 개시일이나 상품 발표일 등의 날짜는 상당히 중요한 정보가 되기때문에 반드시 게재하도록 합니다. 또한 보도자료 내에 URL을 추가함으로서 사이트 홍보와 사이트로의 유도등 효과적으로 이용할 수 있습니다.

7. 구체적인 데이터로 신빙성UP

「최고의 OO」「인기높은OO」라고 들었을 때, 어떤면에서 최고인지, 어떤면에서 인기가 높다는건지 알 수 있을까요? 「최고의」「인기높은」등의 추상적인 표현은 피하고 「00%효과증가」 「판매수량 00만개 돌파」와 같은 구체적인 데이터를 수치화 하면 보도자료의 신빙성을 비약적으로 높일 수 있습니다.

8. 초안은 가볍게, 수정 체크는 정확히

보도자료 작성 시 한번에 완성되는 경우는 거의 없습니다. 전문 기자들 역시 원고 초안을 작성 후 수정, 체크, 수정, 체크의 과정을 여러번 거치며 기사를 완성합니다. 처음부터 너무 완벽한 보도자료를 작성하려고 하면 시간이 많이 걸릴 뿐 아니라, 내용이 산만해 질 수 있습니다. 그렇기 때문에 초안은 가볍게 꼭 넣어야할 정보와 전체적인 구성을 정하는 선에서 마무리 하고, 그 후 수정을 하는것이 효율적입니다. 내용수정 후 체크, 다시 수정, 체크를 거듭할 수록 처음보다 훨씬 좋은 보도자료가 완성되어 있을것입니다.

9. 회사로고와 사진을 활용

보도자료에 회사로고를 넣어 회사 브랜드를 어필합니다. 또한 사진을 추가하여 보도자료의 주목도를 높입니다. 글만 있는 보도자료는 자칫 읽기가 지루해 질 수 있으며 글만으로 표현하지 못하는 부분은 사진이나 그래프등을 게재함으로서 읽는 사람의 이해를 높일 수 있습니다.

10. 연락처는 반드시 게재

보도자료 작성 시에는 읽는사람이 바로 연락을 할 수 있도록 회사명, 부서, 담당자이름, 전화번호, FAX번호, 이메일등의 문의처 정보를 게재하도록 합니다. 보통 문의처에 이메일주소만 게재하는 기업도 있는데, 가능하면 전화번호도 함께 게재하는것이 좋습니다. 왜냐하면 이메일 주소만 있는경우 담당자와 연락이 되기까지 시간이 소요되기때문에 바로 연락이 될 수 있는 전화번호가 좋습니다. 또한 회사개요를 게재하는것도 보도자료의 신뢰도 향상과 연결되기때문에 반드시 게재하도록 합니다.