보도자료 배포의 필요성과 주의점

보도자료란 한마디로 정의하면 「매스미디어를 향해 정보를 제공하는 것」이라고 할 수 있습니다. 일본에서는 프레스릴리스라(press release)는 용어로 사용됩니다.
다른말로는 「언론홍보」「뉴스레터」 「뉴스릴리스」 「정보발표」등으로도 불려집니다.

※보도기관(press)에 정보제공(release) 하는 것을 프레스 릴리스라고 함.

많은 기업과 단체들이 보도자료를 배포하는 목적은 미디어에 기사로서 소개되고 싶기 때문입니다. 미디어로부터 취재가 되면 기사로서 노출되어 홍보효과를 예상할 수 있습니다.
게다가 미디어의 광고란을 구매하는 경우와는 달리 기사가 게재되더라도 매체 측에서 요금을 청구하지도 않습니다. 따라서 보도자료 배포는 비용 대비 효과가 높은 방법이라고 할 수 있습니다.

이러한 보도자료 배포가 성과를 거두고 있는 이유는 미디어의 특성과도 연결할 수 있습니다. 미디어는 항상 새로운 정보를 발신해야 하는데 계속적으로 새로운 정보를 발신하기에는 한계가 있습니다. 그렇기 때문에 기업이나 단체로부터 제공 된 보도자료에 대해 관심을 갖고 취재를 하는 경우가 많습니다. 때문에 미디어측은 정보를 제공받아 고마운일이며 기업측은 보도자료를 배포함으로서 미디어에 기사화 된다는 메리트가 있습니다.
즉 미디어측과 기업측 모두 윈윈하는 구조로 되어 있다고 할 수 있습니다.

그럼 보도자료 배포는 왜 필요한지에 대해서 자세히 알아보겠습니다.

1. 언론홍보는 기업의 성장속도를 좌우한다.

자사에서 팔고 싶은 상품 혹은 서비스, 기업활동, 이벤트등이 있는데 기업인지도가 없기 때문에 상품이 팔리지 않고 이벤트 참가도 하지 않는다.. 이러한 경우에 미디어의 힘을 빌려 자사의 상품이나 활동을 세상에 알리는 것이 언론홍보입니다.

따라서 홍보의 필수 기술로 가장먼저 기억해야 할 것이 보도자료 작성입니다.
보도자료를 배포함으로서 발신되는 기업의 뉴스나 신상품, 이벤트정보등에 관한 정보를 미디어 관계자에게 발표하는 문서는 홍보업무의 중요한 역할을 담당합니다.

보도자료의 기본은 타이틀, 사진, 본문, 회사소개, 연락처등으로 구성되며 내용은 기업의 활동보고 뉴스나 신제품(서비스)발표, 이벤트, 경우에 따라서는 합병이나 파트너제휴등도 소개 할 수 있습니니다.
언론홍보는 같은 컨텐츠라고 해도 보도자료 쓰는 방법에 따라 그 상품이나 서비스가 세상에 알려질 수도 있고 다른 정보에 묻혀질 수도 있습니다.

미디어를 활용 한 홍보에는 매체의 광고란을 구매하는 방법의 광고도 있지만 광고와 보도자료는 다음과 같은 차이가 있습니다.

◆광고와 보도자료의 차이
・ 광고는 게재비용을 매체측에 지불해야 하지만 보도자료는 미디어측의 판단에 따라 무료로 게재 할 수 있다.
・ 광고는 어디까지나 광고이기 때문에 신뢰도가 낮아지는 경우도 있지만 보도자료는 기사로 게재되기 때문에 신뢰도가 높아진다.
・ 광고는 확실히 게재되지만 보도자료는 신문사나 뉴스사이트에 선택되지 않으면 게재되지 않는다.
・ 광고는 의도한대로 정보를 발신할 수 있지만, 보도자료는 게재내용이 자신이 의도한 바와 다른내용으로 기사화되는등 제공자가 컨트롤 할 수 없는 부분이 발생한다.

이처럼 보도자료는 무료로 홍보할 수 있는 수단으로서 높은 신뢰도를 바탕으로 세상에 정보를 발신할 수 있지만 한편으로는 의도와 다른방향으로 기사화되는등 다루기 어려운 부분도 있습니다.
광고와의 차이점을 포함 해 언론홍보의 특징을 파악해 두면 좋을 것입니다.

​2. 언론홍보에 필요한 보도자료는 문장력보다 기획력이 중요하다.

기업의 많은 홍보담당자들이 보도자료 작성을 담당하게 되었을 때 내가 쓸 수 있을까?라고 걱정 해 본 경험이 있을것입니다.
하지만 이 글을 읽는 분들은 이제부터 걱정 할 필요가 없습니다. 미디어 담당자가 원하는 것은 아름다운 문장이 아니고 뉴스성있는 소재입니다.
보도자료는 룰을 알고 연습을 하면 누구라도 잘 정돈 된 보도자료를 쓸 수 있습니다. 하지만 더 중요한 것은 뉴스성입니다. 자사의 상품, 서비스에 대해서 계절성, 유행성, 정보성등을 추가하여 억지로라도 뉴스성을 만들어 내는 것이 중요합니다.
그 뉴스성이 미디어측에서 요구하고 있는 내용이라면 기사화 될 확율이 높아집니다.

3. 보도자료 배포를 해도 미디어에 게재되지 않는 이유는?

일본 보도자료 배포 대행을 하며 많은 홍보담당자님들과 상담을 하게되는데 그중 가장 많은 고민이 보도자료를 미디어에 배포해도 게재되지 않는다는 것입니다.
실제로 당사와 같이 미디어관계자와 파트너쉽 혹은 제휴 관계를 맺고 있지 않는 일반 기업의 담당자가 보도자료를 미디어측에 보내서 단번에 기사화를 기대하는 것은 어려운일입니다.
하지만 포기하지 않고 계속 보낼 필요가 있습니다. 단 왜 게재가 되지 않았는지 원인을 찾아 개선하지 않으면 계속 보도자료를 배포해도 앞으로도 게재되지 않을 가능성이 높습니다.

보도자료가 미디어에 게재되지 않는 이유는 여러가지가 있는데 대표적인 이유를 소개하자면..

◆보도자료의 정보가 매력적이지 않다.
보도자료의 정보에 문제가 있다고 판단 될 경우에는 다음번에는 좀 더 보완해서 더 매력적인 정보를 보내는 것입니다. 타사의 보도자료등을 참고하며 어떠한 내용이 부족한지 생각 해 볼 필요가 있습니다.

◆미디어 담당자에게 보도자료가 전달되지 않았다.
보도자료가 게재되지 않는 가장 큰이유가 아닐까 생각됩니다. 보도자료를 배포할 때 미디어 담당자 이름을 알면 전달이 쉬워지거나 담당자가 읽을 가능성도 높아지지만 보통은 이름을 모르는경우가 있습니다. 따라서 사전에 미디어담당자와 컨택을 해서 이름을 알아두는 것이 중요합니다.

◆ 미디어 담당자에게 보도자료가 전달되었지만 읽지 않았다.
보도자료 내용을 미디어담당자가 읽고싶게 작성하는 것은 홍보담당자 혼자의 노력으로는 어려운점이 있습니다. 하지만 보내는 방법에 대해서는 여러 아이디어를 고안할 수는 있습니다. 미디어 담당자가 보도자료를 보고 흥미를 가질 수 있도록 인지를 시킬 수 있는 단계까지 가게하는것이 홍보담당자의 역할이라고 할 수 있습니다.

4. 보도자료 작성 시 필수요건

보도자료는 단순히 미디어에 배포한다고 기사화 되는것은 아닙니다.
정말 좋은 정보의 보도자료라도 기사의 내용이나 작성방법이 잘못되면, 미디어에 게재되지 않습니다.
그럼 미디어에 게재되기 위해서는 어떤 점에 주의하며 기사를 써야 할까요?

◆타이틀 「무엇이 뉴스인가」한눈에 알 수 있게
미디어 담당자도 그렇지만 기사를 보는 독자들도 타이틀만으로도 어떤 뉴스인지 알 수 있게 작성을 해야 합니다.
타이틀 작성시에는 결론이 명확해야 하며 하나의 테마만으로 작성을 해야 합니다.
그리고 기사의 가치를 높일 수 있는 키워드를 조합하여 문장을 만들며, 광고적 표현은 일체 넣지 않습니다. 서브타이틀을 다는것도 효과적일 수 있습니다.

◆본문내용
앞머리글은 독자에게 어필하고 싶은 내용을 이 앞머리에 5W1H형식으로 정리해서 앞머리만 보고 내용을 이해 할 수 있도록 작성해야 합니다.
그다음 나오는 본문에는 앞머리글에 요약한 내용을 보조하는 내용을 구체적으로 담아야 합니다. 전달하고 싶은 내용을 우선순위를 정해 작성하고 상품이나 이벤트에 대한 자세한 내용이 기재되어야 합니다. 단 타이틀과 앞머리에서 전달한 내용과 중복이 되는 내용은 피해야 합니다.
그리고 사진이나 동영상을 첨부하여 문장만으로 전달 되지 않는 부분의 이해를 도울 수 있도록 합니다. 단 저작권이나 초상권 침해의 소지가 있는 자료는 사용하지 않습니다.

◆문의처 및 회사개요
미디어 담당자 혹은 독자가 문의할 수 있는 회사명, 담당자명, 전화번호, 휴대폰번호, 메일주소를 정확하게 기재합니다. 단 전문적인 대응을 위해 미디어와 독자의 문의처를 구별해서 기재하여야 합니다.
그리고 기사의 신뢰성을 더하기 위해 회사개요를 반드시 기재합니다.

◆미디어 종류를 의식해서 작성
신문인지 웹미디어인지 TV매체인지 의식해서 보도자료를 작성합니다. 매체에 따라 보도되는 양식이나 취재방식이 다르기 때문에 미디어별로 다른 보도자료 양식을 준비합니다.

그리고 추가 사항으로 가상의 보도자료를 사전에 작성하시는걸 추천드립니다.
개발하는 제품이나 서비스가 시장에서 받아들여질 확률을 높이는 방법의 하나로서 가상의 보도자료를 작성하는 것입니다.
가상의 보도자료를 작성하는 메리트는 개발하는 제품이나 서비스에 대한 부족한 부분을 찾을 수 있고 새롭운 비즈니스 모델도 찾을 수 있습니다.
개발시기나 상품이나 서비스의 개요, 타 제품과의 경쟁우위성, 사회적 필요성, 기술적 측면, 타깃시장등을 염두에 두고 가상의 보도자료를 작성합니다.

보도자료를 단순하게 정보발표를 해서 취재유치를 하는 목적으로 사용하지 말고, 사업전략의 일환으로 생각하는 것이 중요합니다. 홍보 서비스의 필요성을 기업의 홍보담당자만이 아닌 경영자나 사업책임자에게 시장의 니즈를 전달할 때도 중요한 역할을 할 수 있습니다.

이상 보도자료의 필요성과 역할, 주의점등에 대해서 알아보았습니다.
기업의 홍보활동에 있어 언론홍보는 필수 수단이라고 말할 수 있는 만큼 중요한 역할을 하고 있기 때문에 앞으로도 활용도는 높아질거라 생각합니다.
처음엔 많은 시행착오가 있겠지만 포기하지 않고 노력하는 것이 중요합니다.

단미애드는 일본 언론홍보 대행사로서 일본어 보도자료 작성부터 배포, 미디어 게재까지 모든과정을 서포트 해 드립니다.​

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